Factuureisen: voorkom gedoe met de Belastingdienst
Als ondernemer ben je verplicht om facturen op te stellen die voldoen aan specifieke eisen. In de praktijk kom ik regelmatig tegen bij zowel ervaren ondernemers als starters dat facturen niet aan deze eisen voldoen. Het gaat vaak om kleine fouten: een ontbrekend btw-nummer, geen factuurnummer of een onduidelijke omschrijving van de geleverde dienst of product. Onschuldig op het eerste gezicht, maar dit kan vervelende fiscale gevolgen hebben.
Waarom zijn er factuureisen?
De factuureisen zijn er niet voor niets. Ze zorgen voor transparantie en controleerbaarheid voor jouw klant, voor jou én voor de Belastingdienst. Een correcte factuur:
maakt duidelijk wie wat geleverd heeft, wanneer en tegen welke prijs;
vormt de basis voor jouw btw-administratie;
stelt je klant in staat om de btw terug te vragen (mits van toepassing).
Kortom, een factuur is méér dan een betalingsverzoek. Het is een juridisch en fiscaal document.
Wat zijn de gevolgen als jouw facturen niet voldoen?
Als jouw facturen niet voldoen aan de eisen kunnen er serieuze gevolgen zijn:
Je klant mag de btw mogelijk niet terugvragen, wat tot ontevredenheid kan leiden.
De Belastingdienst kan correcties aanbrengen in jouw btw-aangifte met naheffingen, boetes of rente als gevolg.
Wat moet er op een factuur staan?
Enkele verplichte onderdelen zijn onder andere:
Volledige naam en adres van jouw klant en jouw bedrijf
Jouw btw-nummer en KvK-nummer
Factuurnummer (opeenvolgend en uniek)
Factuurdatum en leverdatum
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het btw-tarief en het bedrag aan btw.
De volledige lijst met de factuureisen vind je op de website van de Belastingdienst ➡ Factuureisen Belastingdienst
Tip
Gebruik een boekhoudprogramma waarin een factuurtemplate beschikbaar is die aan de factuureisen voldoen. Dit voorkomt fouten én bespaart tijd.
Heb je twijfels of de facturen in jouw administratie voldoen aan de eisen? Neem gerust contact met mij op.